Планирование проекта и управление задачами (ваш task manager) помогают руководителям контролировать своевременное исполнение задач в подразделении, а подчиненным - не допускать нарушений. В рамках проекта учитываются затраты времени и других ресурсов на выполнение задач.
Система управления задачами интегрирована с документами и календарями. Вы всегда видите, какую задачу к какому сроку нужно выполнить. С задачами можно работать в Экстранете вместе с вашими партнерами и клиентами.
Поставить задачу сотруднику можно всего в «один клик»! Напишите, что нужно сделать, когда и кто за это отвечает. Дальше – проверяйте результат.
Если у задач появляется счетчик, это значит, вы не уложились в дедлайн, не оценили задачу, требующую вашего внимания и т.д. Счетчик явно показывает, что в задачах затор, и пора их сдвинуть с мертвой точки.
Счетчики в задачах показывают количество задач с нарушениями, помогают следить за исполнением, не забывать о сроках, позволяют легко контролировать задачи подчиненных.
Задачи можно представить в виде планировщика проектов - диаграммы Ганта - классической ленточной диаграммы, которая наглядно отображает временные рамки задач, причем, в той последовательности, в которой они должны проходить на протяжении проекта.
Взглянув на диаграмму, вы сразу видите сколько всего задач по проекту, сколько из них завершено и сколько находится в работе, какие задачи просрочены, а какие - вообще без срока.
Сделайте большой проект легко читаемым: на диаграмме Ганта вы видите визуальное представление продолжительности и крайних сроков по всем своим задачам.
Диаграмма Ганта поддерживает связи между задачами. Теперь если проект сместился, достаточно указать новую дату его начала - все остальные задачи в проекте переместятся автоматически. При изменении даты начала или окончания задачи, меняется дата исполнения связанной задачи.
Диаграмма Ганта в Битрикс24 поддерживает 4 типа связей:
Быстро перейдите к самым важным задачам в работе, требующим вашего внимания. Просмотрите разделы задач «Делаю», «Помогаю», «Поручил», «Наблюдаю», «Все». Где «горят» красные счетчики? Сколько задач всего, новых, просроченных или без крайнего срока? Контролируйте задачи, за которые отвечаете лично.
Чем загружены подчиненные? В разделе «Руковожу» для руководителей - сводка по задачам подчиненных. Раздел «Проекты» помогает организовать совместную работу над проектами, управлять общим ходом работ.
Оцените работу с задачами, узнайте, сколько времени каждый сотрудник потратил на отдельную задачу или на проект, сколько задач в работе, сколько завершено, насколько эффективно управление заданиями и т.д. Все отчеты выгружаются в Excel.
Например, отчет по эффективности позволит быстро определить, насколько результативно работает каждый сотрудник, отдел и вся компания. Отчет по ресурсам поможет оценить затраты времени по людям/отделам/проектам, а также затраты времени на задачи.
Включите учет времени сразу же при создании новой задачи. Задайте плановые затраты времени по задаче и контролируйте его расходы: кто из подчиненных укладывается, а кто нет.
Сформируйте отчеты по затратам времени и подведите итоги работы за месяц - по отделу и по каждому сотруднику (практически, это ваша система управления персоналом проекта).
Взгляните на счетчик на минимизированной панели «Рабочий день» - вы увидите сколько времени вы уже потратили на задачу и есть ли у вас запас этого времени. Не допускайте перерасход - вовремя ставьте задачу на паузу или переключайтесь на другую.
Есть разные программы для управления проектами. В отличие от них, инструменты в Битрикс24 тесно взаимосвязаны. Вам нужно прикрепить файл к задаче? Просто выберите нужный файл на «Битрикс24.Диске»!
Создайте новый документ с помощью Google Docs или Microsoft Office Online и тут же загрузите в задачу. И не нужно сохранять документы на жесткий диск компьютера, чтобы оттуда прикреплять к задачам. Разрешите участникам задачи редактировать прикрепленный вами документ, и они его не только просмотрят, но и смогут изменить.
Если вы ведете работу с клиентами в CRM, укажите в задаче, к какому клиенту она относится - информация появится и в задаче, и в CRM. Управление проектами и CRM - ваш надежный помощник в увеличении продаж.
Объедините сотрудников в рабочие группы с помощью привычных всем механизмов из социальных сетей, организуйте совместную работу над проектами. Оптимизируйте общение с помощью внутренней системы связи - это и коммуникации в компании улучшит, и эффективность работы повысит. Своя информационная лента в группе - это по сути управление проектом на одной странице - вся необходимая информация перед глазами. Группы - незаменимый инструмент управления проектами в организации. В них можно не только вести обсуждения задач, но и фиксировать их результаты, контролировать их выполнение.
Добавьте чек-лист, чтобы «разбить» задачу на несколько действий (или перечислить, что нужно сделать по задаче, чтобы не забыть). Это очень удобно использовать, когда задачу нужно выполнять поэтапно или в задаче много соисполнителей.
Участники задачи могут добавить в чек-лист свои пункты и вычеркнуть выполненные, поставив галки в чек-листе. По зачеркнутым строчкам чек-листа вы сразу увидите, на какой стадии выполнения находится задача.
Используйте шаблоны, чтобы быстро создавать повторяющиеся задачи. По шаблону задача может повторяться автоматически по заданному вами расписанию (например, подготовка отчета: раз в неделю по понедельникам) или вручную для сложных задач (например, проверка договора, когда для юриста необходимо предоставить список данных по контрагенту).
В шаблоне можно сразу указать ответственных, наблюдателей, добавить срок (период: через какое время после создания задача должна быть завершена), чек-лист, подзадачи, настроить автоматическое повторение задачи.
С помощью конструктора отчетов сотрудники вашей компании собирают, отфильтровывают, сортируют данные и представляют их руководителям в необходимом виде. Универсальный конструктор отчетов позволяет быстро сформировать нужный отчет и оценить эффективность, трудоемкость и временные затраты по проектам и задачам.
Оставьте в списке задач только нужные в данный момент. Отсортируйте список с помощью встроенного гибкого фильтра. Примените готовые фильтры к списку задач.
Создайте сколько угодно собственных фильтров с помощью визуального конструктора. Сохраните свои персональные фильтры и используйте их многократно.
Сформируйте избранный список задач, с которыми планируете работать в ближайшее время. Добавляйте в «Избранное» задачи из списка, карточки или «Живой Ленты».
